Szanowni Państwo,

w imieniu ROHLIG SUUS Logistics S.A. zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty na świadczenie kompleksowych usług sprzątania dla obiektu hotelowo-restauracyjnego Karma House (spółka powiązana ROHLIG SUUS Logistics S.A.).

Okres obowiązywania oferty: do 31.03.2027 r.

1. Lokalizacja

• Obiekt główny Karma House oraz obiekt dodatkowy tzw. „Stodoła” oddalony od głównego 1 km
• Adres: ul. Brzozowa 40, 05-600 Gościeńczyce (woj. Mazowieckie)
• https://karmahouse.pl/

2. Charakterystyka obiektu

Obiekt obejmuje:

• część hotelową
• część restauracyjną
• części wspólne

Szczegółowy zakres prac i częstotliwość sprzątania zostały określone w załączniku:
„Zakres i częstotliwość sprzątania”

Pokoje:

• Obiekt główny:
  • 6 pokoi 2-osobowych
  • 2 pokoje 5-osobowe
• Stodoła:
  • 7 pokoi 2-osobowych
  • 1 pokój 3-osobowy

3. Specyfika funkcjonowania obiektu

• Sprzątanie realizowane 7 dni w tygodniu
• Występują dni o niskim obłożeniu (brak potrzeby serwisu sprzątającego)
• Obiekt o dużej dynamice pracy:
  • zwiększone obłożenie w weekendy
  • organizacja eventów
• Praca serwisu sprzątającego:
  • uzależniona od bieżących potrzeb operacyjnych
  • nie zawsze możliwa do zamknięcia w sztywnych godzinach

Godziny pracy: ustalane elastycznie – w zależności od obłożenia, wydarzeń oraz specyfiki dnia.

4. Zakres współpracy

Oferta powinna uwzględniać:

• kompleksową realizację usług zgodnie z załączonym zakresem
• zapewnienie:
  • profesjonalnej chemii (w tym dedykowanej dla gastronomii)
  • sprzętu niezbędnego do realizacji usługi
• możliwość współpracy w oparciu o:
  • umowę ramową
• elastyczność świadczenia usług w zależności od potrzeb obiektu

Dodatkowe założenia operacyjne

• Kuchnia:
  • kuchnia właściwa poza stałym zakresem (po stronie personelu kuchni)
  • w zakresie serwisu: przeszklona część kuchni letniej
  • możliwe wsparcie: polerowanie szkła/sztućców, składanie/prasowanie serwetek
• Tereny zewnętrzne:
  • co do zasady poza zakresem (obsługa dedykowana)
  • wyjątek: korty i pole golfowe (zgodnie z checklistą) oraz nagła potrzeba obiektu, aby wykonać jakąś czynność
• Eventy:
  • sprzątanie po eventach – zakres zbliżony do standardowego

5. Oczekiwania wobec dostawcy

Oczekujemy:

• stałych cen obowiązujących do 31.03.2027 r.
• wysokiej jakości usług oraz standardów czystości
• sprawnej i profesjonalnej obsługi operacyjnej
• szybkiego czasu reakcji na zgłoszenia
• elastycznego podejścia do pracy

Wymagania dla personelu:

• aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne
• doświadczenie w obiektach hotelowych i/lub gastronomicznych

Wymagania wobec firmy:

• doświadczenie w realizacji podobnych usług
• przedstawienie aktualnych referencji

6. Informacje wymagane w ofercie

Prosimy o odpowiedzi na zadane pytania w zapytaniu ofertowym.

7. Model ofertowania

W celu zapewnienia porównywalności ofert, prosimy o przedstawienie wyceny w następującym modelu:

1. Miesięczny ryczałt za kompleksowe sprzątanie obiektu
   • obejmujący wszystkie prace wynikające z zakresu określonego w załączniku (bez uwzględniania sprzątania pokoi)
   • uwzględniający zmienną dynamikę obiektu
2. Sprzątanie pokoju po check-out
   • stawka jednostkowa za sprzątanie pokoju po wymeldowaniu gościa
   • zgodnie ze standardem określonym w zakresie (pełne przygotowanie pokoju do kolejnego pobytu)
3. Sprzątanie pokoju w trakcie pobytu (na życzenie gościa)
   • stawka jednostkowa
   • obejmująca zakres bieżący (bez oznaczeń check-out)
4. Stawka za dodatkową roboczogodzinę serwisu sprzątającego
   • stosowana w przypadku zwiększonego zapotrzebowania lub sytuacji niestandardowych

8. Wizja lokalna

Istnieje możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej obiektu po wcześniejszym uzgodnieniu terminu. Wizje mogą odbywać się w dni robocze, przy czym w piątki wyłącznie do godziny 15:00.

W celu umówienia się prosimy o kontakt za pośrednictwem wiadomości na platformie zakupowej lub bezpośrednio z przedstawicielem obiektu:

Michał Piejka
tel. 577 231 895

Zaleca się wcześniejsze zgłoszenie planowanego terminu wizyty w celu zapewnienia dostępności osoby kontaktowej oraz sprawnej organizacji wizji lokalnej.

9. Kontakt

Pytania prosimy kierować poprzez platformę zakupową (funkcja „zadaj pytanie”).

Niniejsze Zapytanie ofertowe (RFP) zostało skierowane do Państwa oraz do otwartej grupy Dostawców. W naszych postępowaniach kierujemy się zasadami uczciwości i transparentności wobec Dostawców. Stosujemy zasadę zamkniętych kopert – nie otwieramy ofert do upływu terminu ich składania.  

W załączeniu przesyłamy dodatkowo formularz samooceny ESG (zrównoważonego rozwoju). Prosimy go wypełnić i dodać na koncie Dostawcy na Platformie zakupowej w sekcji Załączniki – to niezbędne, abyśmy mogli nawiązać z Państwem współpracę.  

O nas 

Jesteśmy największym polskim operatorem logistycznym, silną firmą rodzinną o międzynarodowej skali. Wielką wagę przykładamy do partnerskich relacji biznesowych, odpowiedzialnego działania i zrównoważonego rozwoju. Jesteśmy laureatem programu Best Managed Companies Poland 2024 organizowanego przez firmę doradczą Deloitte. Jury doceniło naszą jakość zarządzania, czyli m.in. kulturę organizacyjną, podejście do kwestii rozwoju czy współdziałania.  

Jesteśmy partnerem biznesowym gwarantującym nie tylko wiarygodną i stabilną współpracę, ale również nieustający rozwój i nowe wyzwania. Obecnie rozwijamy się zarówno na rynku krajowym, jak również prowadzimy ekspansję w Europie Środkowo-Wschodniej.   

Poufność 

Wszelkie informacje przekazywane przez Rohlig Suus Logistics SA do Państwa oraz przez Państwa do Rohlig Suus Logistics SA w ramach niniejszego postępowania powinny być traktowane jako poufne i nie mogą być w żaden sposób rozpowszechniane i używane w innym celu niż do przygotowania ofert i udziału w bieżącym postępowaniu zakupowym.